Seznámení se zpracováním osobních údajů
Jsem Van Duong Tran, podnikající fyzická osoba, se sídlem Nádražní 442, 348 02 Bor, IČO: 02543877, zapsaný v živnostenském rejstříku (dále také „my“), a provozuji HISFLOW BARBERSHOP na adrese Husova 301/4, Plzeň – Jižní Předměstí 301 00, kde poskytujeme barberské a kadeřnické služby.
Provozujeme také webové stránky hisflow.cz (dále také jako „Webové stránky“), kde se o nás dozvíte více, můžete nás kontaktovat a rezervovat si u nás termín.
V tomto dokumentu se dozvíte jak zpracováváme Vaše osobní údaje, proč tak činíme, s kým osobní údaje sdílíme či jaká jsou Vaše práva.
Na Webových stránkách používáme soubory cookies. Více se o nich dozvíte v kapitole „Účely zpracování osobních údajů“ níže a v nastavení cookies lišty na Webových stránkách.
A. Osobní údaje, které zpracováváme
Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu, který je nezbytný pro poskytování našich služeb. Vaše osobní údaje získáváme především přes rezervační systém a Webové stránky, prostřednictvím telefonické a e-mailové komunikace, prostřednictvím zpráv na sociálních sítích, případně přímo od Vás při návštěvě naší provozovny.
Pro přehlednost jsme zpracovávané osobní údaje rozdělili do následujících kategorií:
- Identifikační údaje, kterými jsou Vaše jméno a příjmení, popř. přezdívka, kterou uvedete při rezervaci. Tyto jsou využity pro Vaši identifikaci, když společně komunikujeme a když si u nás rezervujete a čerpáte službu.
- Kontaktní údaje, kterými je e-mailová adresa a telefonní číslo. Vaše telefonní číslo je pro nás důležité, neboť právě prostřednictvím SMS či telefonu Vám potvrzujeme a připomínáme termín rezervace a řešíme jeho případné změny. E-mailovou adresu využíváme pro vzájemnou komunikaci a zasílání potvrzení o rezervaci.
- Údaje o rezervaci a poskytnutých službách, kterými jsou zvolená služba, datum a čas rezervace, historie Vašich rezervací a poskytnutých služeb, poznámky k průběhu služby (například preferovaný způsob úpravy vlasů či použité přípravky) a informace o zrušených či nedodržených termínech.
- Fakturační a platební údaje, kterými jsou údaje o zaplacené ceně, způsobu platby (hotově či QR kódem), číslo bankovního účtu, popř. další údaje, které uvedete do případné platby převodem.
- Údaje obsažené v komunikaci, tj. informace, které uvedete v poznámce k rezervaci, v obsahu e-mailu, ve zprávě na sociálních sítích, případně další informace, které si při vzájemné komunikaci vyměníme.
- Údaje o užití Webových stránek, tj. informace o užití našich stránek a Vašem chování na Webových stránkách, například IP adresa, logy z HTTP protokolu, informace o použitém zařízení a prohlížeči.
- Soubory cookies, kterými jsou údaje získané z technických souborů a podobných nástrojů a technologií (například pixelů), které se ukládají do Vašeho zařízení při návštěvě Webových stránek.
- Fotografie a jiné záznamy.
B. Účely zpracování osobních údajů
Vaše osobní údaje zpracováváme jako správce osobních údajů pro níže uvedené účely zpracování, na základě zde uvedených právních základů, po omezenou dobu a jen ve zde popsaném rozsahu.
Zpracování osobních údajů v souvislosti s poskytováním našich služeb
B. 1 Rezervace termínu a poskytnutí služby
Osobní údaje primárně zpracováváme, abychom Vám mohli poskytnout naše služby a jednat s Vámi jako se zákazníkem. Součástí tohoto zpracování je přijetí a evidence Vaší rezervace v rezervačním systému, potvrzení a připomenutí termínu, komunikace o případných změnách či zrušení termínu, samotné poskytnutí služby a přijetí platby za ni.
V rámci tohoto účelu využíváme Vaše osobní údaje také pro účely jednání před poskytnutím služby, tedy například když se u nás poptáváte na volný termín nebo cenu služby.
Za tímto účelem zpracováváme Vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Údaje o rezervaci a poskytnutých službách, Fakturační a platební údaje a Údaje obsažené v komunikaci.
Vaše osobní údaje získáváme prostřednictvím rezervačního systému dostupného z Webových stránek, případně telefonicky, prostřednictvím zprávy na sociálních sítích nebo osobně při Vaší návštěvě provozovny.
Právním základem pro toto zpracování je plnění smlouvy mezi Vámi a námi a nezbytnost učinit kroky na Vaši žádost před uzavřením smlouvy.
Údaje jsou zpracovány po dobu poskytování služby a dále po dobu nezbytnou pro plnění povinností z takové smlouvy, nejdéle však po dobu 3 let od posledního poskytnutí služby (a to pro případ, že se k nám vrátíte a budeme chtít navázat na Vaše předchozí návštěvy). Pokud k poskytnutí služby nedošlo, zpracováváme údaje nejdéle 3 roky od jejich získání.
B. 2 Vedení evidence zákazníků a péče o zákazníky
Vaše osobní údaje zpracováváme také proto, abychom vedli přehlednou evidenci našich zákazníků a mohli Vám při další návštěvě nabídnout službu odpovídající Vašim předchozím preferencím, navázat na dříve poskytnutou službu a řešit Vaše dotazy a připomínky.
Za tímto účelem zpracováváme Vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Údaje o rezervaci a poskytnutých službách a Údaje obsažené v komunikaci.
Právním základem pro toto zpracování je náš oprávněný zájem na řádné péči o zákazníky a na efektivním provozu naší provozovny. Údaje jsou zpracovávány po dobu 3 let od posledního poskytnutí služby.
B. 3 Ochrana našich práv a právních zájmů
Naše služby zakládáme na profesionalitě a preciznosti. Nikdy však nemůžeme vyloučit, že dojde k neshodám či reklamacím. V takovém případě můžeme zpracovávat Vaše osobní údaje za účelem ochrany našich práv a právních zájmů.
Zejména v souvislosti s jednáním u soudních orgánů a jiných orgánů veřejné moci, případně v souvislosti s interním vyřízením Vašich nároků.
Za tímto účelem zpracováváme Vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Údaje o rezervaci a poskytnutých službách, Fakturační a platební údaje a Údaje obsažené v komunikaci.
Právním základem pro toto zpracování je náš oprávněný zájem na ochraně našich práv. Údaje jsou zpracovávány maximálně do uplynutí 3 let od poskytnutí služby (popř. v případě zahájení sporu i déle).
B. 4 Plnění právních povinností
Můžeme také zpracovávat Vaše osobní údaje, abychom splnili naše právní povinnosti, zejména v oblasti účetní a daňové. Současně potřebujeme být připraveni poskytovat součinnost státním orgánům, pokud k tomuto budeme povinni podle zákona.
Za tímto účelem zpracováváme Vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Fakturační a platební údaje, Údaje o rezervaci a poskytnutých službách a Údaje obsažené v komunikaci.
Právním základem pro toto zpracování je plnění našich právních povinností. Údaje jsou zpracovány po dobu stanovenou právními předpisy, například v oblasti daní až po dobu 10 let.
B. 5 Zasílání obchodních sdělení
Vaše osobní údaje můžeme také využívat k tomu, abychom Vám zasílali nabídky našich služeb, informace o novinkách, akcích a slevách a další obchodní sdělení. K jejich odběru se můžete přihlásit prostřednictvím Webových stránek, v rezervačním systému nebo přímo v naší provozovně.
Za tímto účelem zpracováváme Vaše Identifikační údaje a Kontaktní údaje.
Právním základem pro toto zpracování je Váš udělený souhlas se zasíláním obchodních sdělení. V případě, že jste našim zákazníkem, můžeme Vám zasílat obchodní sdělení týkající se našich obdobných služeb na základě našeho oprávněného zájmu, který spočívá v přímém marketingu – pokud zasílání neodmítnete.
Vaše osobní údaje budeme zpracovávat po dobu, dokud nám zasílání obchodních sdělení neodmítnete, což můžete učinit v každém jednotlivém e-mailu či zprávě.
B. 6 Propagace našich služeb na sociálních sítích
Naši práci prezentujeme na sociálních sítích a na Webových stránkách. Pokud s tím budete souhlasit, můžeme za tímto účelem pořídit a zveřejnit fotografii výsledku poskytnuté služby, na které můžete být zachyceni.
Za tímto účelem zpracováváme Fotografie a jiné obrazové záznamy, které pořídíme v naší provozovně, případně Vaše Identifikační údaje, pokud Vás na fotografii označíme.
Právním základem pro toto zpracování je Váš souhlas, který nám udělíte před pořízením fotografie či jiného záznamu. Údaje jsou zpracovávány po dobu 3 let nebo do doby odvolání souhlasu se zpracováním Vašich osobních údajů.
Pokud dojde k odvolání souhlasu, nemá to vliv na oprávněnost zpracování v době od udělení do odvolání takového souhlasu.
B. 7 Soubory cookies
Pokud navštívíte naše Webové stránky, může docházet ke zpracování Vašich osobních údajů prostřednictvím Souborů cookies. Soubory cookies zpracováváme za účelem zajištění fungování Webových stránek, pro zvýšení Vaší bezpečnosti při jejich návštěvě a pro statistické (analytické) účely, tedy abychom věděli, jak Webové stránky používáte a mohli je zlepšovat.
Za tímto účelem zpracováváme Soubory cookies a Údaje o užití Webových stránek.
Právním základem pro zpracování nezbytných technických a funkčních souborů cookies je náš oprávněný zájem na řádném fungování a zabezpečení Webových stránek. Analytické soubory cookies zpracováváme pouze na základě Vašeho souhlasu, který nám udělíte prostřednictvím cookies lišty a který můžete kdykoliv odvolat, a to změnou nastavení v cookies liště nebo ve svém internetovém prohlížeči.
Používáme jak soubory cookies, které se po Vaší návštěvě Webových stránek smažou (session), tak soubory cookies, které zůstávají na Vašem zařízení po stanovenou dobu, obvykle však ne déle než 2 roky. Konkrétní výčet používaných souborů cookies včetně doby jejich platnosti naleznete v nastavení cookies lišty na Webových stránkách. Uvedený výčet se může v průběhu provozu Webových stránek změnit.
C. Sdílení osobních údajů
Výše uvedené osobní údaje zpracováváme jako tzv. správci osobních údajů. Tedy určujeme účely a prostředky zpracování. To my jsme se rozhodli, jaké osobní údaje po Vás budeme vyžadovat při rezervaci termínu či jaké osobní údaje budeme zpracovávat v souvislosti s poskytováním našich služeb.
Může se však stát, že budeme pro zpracování osobních údajů využívat také třetích stran, které nám pomáhají poskytovat naše služby. Tyto třetí strany vystupují jako naši zpracovatelé osobních údajů.
Konkrétně se jedná o:
- poskytovatele rezervačního systému;
- provozovatele sociálních sítí a společnosti, které nám zajišťují Soubory cookies a analytické nástroje.
Můžeme také v rámci účelu „Plnění právních povinností“ sdílet Vaše osobní údaje s určitými třetími stranami v postavení správců údajů, pokud jsme k tomuto povinni na základě příslušné legislativy (zejména orgány správy, policejní orgány a soudní orgány).
Stejně tak můžeme být povinni sdílet Vaše údaje s osobami, které namítají, že byly poškozeny Vaším jednáním.
Pokud sdílíme Vaše osobní údaje se správci a zpracovateli ve třetích zemích (mimo EHP), činíme tak jen v případě, kdy je zde rozhodnutí Evropské komise, že určitá země mimo EHP zajišťuje dostatečnou úroveň ochrany údajů, včetně případů, kdy správci či zpracovatelé přijali dodatečná opatření ochrany údajů, například Závazná podniková pravidla (BCR) nebo Standardní smluvní doložky (SCC).
D. Vaše práva při zpracování a možnost jejich výkonu
Stejně jako my máme svá práva a povinnosti při zpracování Vašich osobních údajů, máte také Vy při zpracování Vašich osobních údajů určitá práva uvedená v následujících odstavcích.
Máte právo (i) požadovat přístup k Vašim osobním údajům; (ii) odvolat Váš souhlas; (iii) požadovat opravu Vašich osobních údajů; (iv) požadovat výmaz Vašich osobních údajů; (v) požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů; (vi) požadovat přenositelnost Vašich osobních údajů; (vii) uplatnit námitku proti zpracování Vašich osobních údajů; nebo (viii) uplatnit stížnost u příslušného dozorového úřadu.
Ve všech otázkách souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů, ať už se jedná o otázku, výkon práv, zaslání stížnosti k našim rukám apod. se můžete obracet na adresu info@hisflow.cz.
Vaše žádost bude zpracována bez zbytečného odkladu, nanejvýše ve lhůtě 1 měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti Vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další 2 měsíce. Vždy Vás samozřejmě informujeme o jakémkoli takovém prodloužení a jeho důvodu.
Máte rovněž právo podat stížnost u dozorového úřadu, jak je popsáno níže.
D. 1 Právo na přístup
Máte právo získat od nás potvrzení, zda zpracováváme Vaše osobní údaje či nikoli.
Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme, máte současně právo požadovat přístup k informacím o účelu a rozsahu zpracování, příjemcích údajů, době zpracování, právu na opravu, výmaz, omezení zpracování a podání námitky proti zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu a o zdrojích osobních údajů (tyto informace již jsou uvedeny v tomto dokumentu).
Stejně tak nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů. První kopii poskytujeme bezplatně, další již mohou být zpoplatněny. Rozsah poskytnutých údajů může být omezen tak, aby nedošlo k zásahu do práv a svobod jiných osob.
D. 2 Právo odvolat souhlas
Máte právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů. Odvolání souhlasu však nemá vliv na oprávněnost zpracování před udělením takového souhlasu, a nepoved ani k ukončení zpracování osobních údajů, které již byly anonymizovány.
D. 3 Právo na opravu
Máte právo požadovat od nás opravu nepřesných osobních údajů, které se Vás týkají.
Podle účelu zpracování můžete mít také právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
D. 4 Právo na výmaz (právo být zapomenut)
Máte právo požadovat výmaz Vašich osobních údajů, a to v případech, kdy:
- Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které byly získány či zpracovávány;
- odvoláte souhlas, na základě kterého byly osobní údaje zpracovány, a neexistuje žádný další důvod pro jejich zpracování;
- vznesete námitku proti zpracování a neexistují další převažující důvody pro zpracování, popř. vznesete námitku proti zpracování za účelem přímého marketingu;
- osobní údaje jsou zpracovávány v rozporu s právními předpisy.
Toto právo však nemůžete uplatnit v případě, kdy je zpracování potřebné pro splnění našich právních povinností či nám svěřených úkolů ve veřejném zájmu nebo pro určení, výkon či obhajobu právních nároků.
D. 5 Právo na omezení zpracování
Máte právo požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů, a to v případech, kdy:
- popíráte přesnost Vašich osobních údajů; v takovém případě můžete požadovat omezení zpracování do doby ověření přesnosti osobních údajů;
- zpracování je v rozporu s právními předpisy a místo výmazu budete požadovat omezení zpracování osobních údajů;
- Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které byly získány či zpracovávány, avšak Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
- vznesli jste námitku proti zpracování osobních údajů; v takovém případě můžete požadovat omezení zpracování do doby ověření, zda naše oprávněné zájmy převažují.
D. 6 Právo na přenositelnost
Máte právo získat kopii Vašich osobních údajů, které zpracováváme automatizovaně na základě Vašeho souhlasu nebo pro splnění smlouvy. Tyto údaje předáme v běžně používaném a strojově čitelném formátu Vám či Vámi určenému správci, pokud to je technicky proveditelné.
Rozsah poskytnutých údajů může být omezen tak, aby nedošlo k zásahu do práv a svobod jiných osob.
D. 7 Právo na námitku
Máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu. Vaše údaje přestaneme zpracovávat, pokud neexistují další převažující důvody pro zpracování či pokud není zpracování potřebné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, popř. pokud vznesete námitku proti zpracování za účelem přímého marketingu.
E. Právo podat stížnost
Vedle možnosti uplatnění práv u nás také můžete podat stížnost u příslušného dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů sídlící na adres 170 00 Praha 7.
F. Změny těchto informací o zpracování
Tyto informace o zpracování jsou účinné od 25/4/2026. Jsme oprávněni tyto informace o zpracování čas od času měnit, proto je prosím pravidelně kontrolujte. Jakékoli změny tohoto dokumentu zveřejníme na Webových stránkách.